Externe klachtenprocedure

VIA Outlets streeft ernaar om op een ethische en duurzame manier zaken te doen.

Maak je je zorgen of twijfel je over de beslissingen of acties van VIA Outlets, haar werknemers of vertegenwoordigers in dit verband, dan kun je jouw bezorgdheid kenbaar maken of jouw klacht melden via dit beveiligde en, indien je dat wenst, vertrouwelijke kanaal: [email protected].

Er kunnen bijvoorbeeld redenen zijn voor een klacht wanneer zich een van de volgende soorten misstanden voordoet:

o Het plegen van een strafbaar feit;

o Het niet nakomen van een wettelijke/statutaire verplichting;

o In gevaar brengen van de gezondheid en veiligheid;

o Schade aan het milieu;

o Sociaal wangedrag (zoals racisme, seksisme of enige vorm van discriminatie);

o Schending van de waarden en principes van VIA Outlet zoals uiteengezet in het beleid van VIA Outlets, waaronder omkoping en corruptie;

o Financiële fraude of wanbeheer;

o Gedrag dat de reputatie of het financiële welzijn van VIA Outlets kan schaden of onethisch gedrag;

o Het opzettelijk achterhouden van informatie met betrekking tot het bovenstaande.

Uw klacht kan in iedere vorm met ons worden gedeeld, maar het helpt ons in ieder geval als u zoveel als mogelijk specifieke feiten met ons deelt. Zorgen en/of klachten die via dit kanaal worden ingediend, worden door ons uiterst serieus genomen en onderzocht door onze Compliance Manager. Wij zullen ervoor zorgen dat uw klacht met vertrouwen wordt behandeld, dat uw identiteit vertrouwelijk blijft (waar mogelijk en indien gewenst) en dat u beschermd bent tegen eventuele vergelding of schadelijke acties.

Dit klachtenkanaal kan alleen door externe partijen worden gebruikt.

Ter informatie: het volgende proces wordt door VIA Outlets gevolgd als er een klacht wordt ingediend:

Stap 1 (rapportage)

Schriftelijk melden kan via het e-mailkanaal: [email protected]. U ontvangt binnen 7 dagen na de indieningsdatum een ontvangstbevestiging van uw klacht.

Stap 2 (bevestiging van ontvankelijkheid en onderzoek)

De Compliance Manager van VIA Outlets zal u informeren over de ontvankelijkheid van uw klacht en over uw rechten gedurende het hele proces.

Is uw klachten ontvankelijk, dan zal een intern onderzoek worden uitgevoerd door de Compliance Manager van VIA Outlets of, indien vereist, door het hoofd van de juridische afdeling. U ontvangt updates over de status van uw klacht. De Compliance Manager van VIA Outlets kan u om verdere details vragen en heeft het recht om waar nodig verder onderzoek in te stellen, waarbij interne of externe partijen worden betrokken (afhankelijk van de aard van de klacht). Houd er rekening mee dat dit kanaal geen algemeen of commercieel informatiekanaal is, noch een kanaal voor het melden van commerciële klachten van gasten. Eventuele algemene of commerciële vragen die via dit kanaal worden gesteld, worden niet behandeld door de Compliance Manager van VIA Outlets, maar worden doorgestuurd naar de verantwoordelijke serviceafdeling. Voor algemene of commerciële vragen kunt u contact opnemen met [email protected].

Stap 3 (uitbrengen rapport)

Zodra het onderzoek is afgesloten, zullen de bevindingen en aanbevelingen gezamenlijk worden beoordeeld door de Compliance Manager en het hoofd van de juridische afdeling van VIA Outlets, voordat er een eindrapport wordt uitgebracht.

Zodra het rapport gereed is, wordt u geïnformeerd over de uitkomst van het onderzoek. Onder normale omstandigheden streeft VIA Outlets ernaar om het beoordelings- en onderzoeksproces van de klacht binnen 3 maanden vanaf de datum van indiening af te ronden (in complexe zaken kan dit proces langer duren).

Houd er rekening mee dat waar van toepassing de nodige maatregelen zullen worden genomen en dat, indien gerechtvaardigd of vereist, de bevoegde autoriteiten op de hoogte zullen worden gesteld.

* Om een anonieme e-mail aan ons te verzenden, kun je op elk gratis platform een anoniem e-mailaccount aanmaken, bijvoorbeeld via. https://protonmail.com